Regulamin nagrywania rozmów telefonicznych w Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej

§ 1

Podstawa prawna regulaminu

1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych  i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119,str.1) dalej: „RODO”,
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018r. poz. 1000),
3. Statut Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej.

§ 2

Przedmiot regulaminu

1. Regulamin określa zasady nagrywania (rejestrowania) rozmów telefonicznych  w Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Regulamin wskazuje komórki organizacyjne, w których prowadzone jest nagrywanie rozmów telefonicznych, reguły rejestracji dźwięku i zapisu treści rozmów oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwość udostępnianie zgromadzonych danych.
2. Administratorem Danych Osobowych zarejestrowanych w systemie nagrywania rozmów telefonicznych jest Chorzowska Spółdzielnia Mieszkaniowa.

§ 3

Cel nagrywania rozmów telefonicznych

Celem nagrywania rozmów telefonicznych jest:

1. Zapewnienie najwyższych standardów obsługi telefonicznej realizowanej przez pracowników Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej,
2. Zabezpieczenie interesu prawnego osoby, której dane osobowe zarejestrowano w systemie nagrywania rozmów telefonicznych oraz Administratora Danych Osobowych na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub dochodzenia roszczeń oraz zabezpieczenia materiału dowodowego.

§ 4

Informacje przekazywane w trakcie rozmowy telefonicznej

1. Przed rozpoczęciem nagrywania rozmowy  telefonicznej rozmówca jest informowany o nagrywaniu rozmowy i jeżeli nie wyraża zgody na nagrywanie, proszony jest o wyłączenie się. Ponadto rozmówca jest zapoznawany ze skróconą wersją klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Treść informacji przekazywanej telefonicznie stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Rozmówca informowany jest również o tym, w jaki sposób może zapoznać się z pełną treścią klauzuli informacyjnej. Treść klauzuli informacyjnej przedstawia Załącznik nr 2.

§ 5

Sposób, miejsce i czas rejestrowania rozmów telefonicznych

1. Nagrywanie rozmów funkcjonuje w formule całodobowej.
2. Rejestracji podlega fonia z rozmów przychodzących.
3. Nagrania zarejestrowanych rozmów telefonicznych przechowywane będą od dnia nagrania przez okres 3 miesięcy, a następnie usuwane.
4. W przypadku, w którym nagrania zarejestrowanych rozmów telefonicznych stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, powyższy termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
5. Każda zabezpieczona kopia nagrania jest przechowywana w miejscu odpowiednio chronionym przez okres niezbędny dla realizacji celów jej sporządzenia, nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia sporządzenia kopii nagrania.

§ 6

Zasady wykorzystania zapisów rozmów telefonicznych

1. Dostęp do zarejestrowanych rozmów telefonicznych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora Danych Osobowych.
2. Nagrania zarejestrowanych rozmów telefonicznych mogą zostać udostępnione  wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w przypadku uprawnionego żądania wynikającego z zakresu działania takiego podmiotu.
3. Decyzję w przedmiocie sporządzenia, zabezpieczenia i udostępnienia kopii nagrania podejmuje Administrator Danych Osobowych.
4. Osoba uprawniona do uzyskania zapisu rozmowy telefonicznej zobowiązana jest wystąpić z oficjalnym wnioskiem o udostępnienie nagrania zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu,
5. W przypadku spełnienia wymogów określonych w ust.2 przekazanie płyty lub innych nośników danych z nagraniem rozmowy telefonicznej następuje na podstawie protokołu przekazania zgodnie z Załącznikiem nr 4 do niniejszego Regulaminu. 

§ 7

Pozostałe postanowienia

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie ostateczną decyzję podejmuje Zarząd Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 marca 2019r.