Regulamin określający zasady prowadzenia korespondencji bezpośredniej  oraz korespondencji i komunikacji elektronicznej i telefonicznej w  Chorzowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej

§ 1

Ilekroć jest mowa w niniejszym Regulaminie o:

Spółdzielni - należy przez to rozumieć Chorzowską Spółdzielnię Mieszkaniową   w Chorzowie.

Użytkownikach lokali - należy przez to rozumieć członków Spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali oraz prawa odrębnej własności lokali, właścicieli lokali nie będący członkami Spółdzielni, osoby nie będące członkami, którym przysługuje prawo odrębnej własności lokalu w Spółdzielni oraz najemcy lokali i osoby nie posiadające tytułu prawnego do lokali.

Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika etatowego Spółdzielni.

Pracownik firmy zewnętrznej – należy przez to rozumieć właściciela firmy lub upoważnionego pracownika firmy, z którą Spółdzielnia zawarła umowę.

Korespondencji bezpośredniej – należy przez to rozumieć korespondencję papierową (pisemną) składaną na dziennik podawczy Spółdzielni oraz dostarczaną bezpośrednio do lokali lub do indywidualnych skrzynek pocztowych dla lokali przez Pracownika Spółdzielni lub Gospodarza budynku, jak również przez Pocztę Polską lub firmy świadczące podobne usługi.

Korespondencji telefonicznej – należy przez to rozumieć bezpośredni kontakt telefoniczny pracownika lub informację wysłaną w formie wiadomości tekstowej SMS przez telefoniczną sieć komórkową na indywidualny numer telefonu danego użytkownika lokalu lub kontrahenta Spółdzielni.

Korespondencji elektronicznej – należy przez to rozumieć korespondencję wysłaną   w formie elektronicznej za pomocą sieci internetowej na zidentyfikowany adres e-mail danego użytkownika lokalu lub kontrahenta Spółdzielni.

Zasady prowadzenia korespondencji bezpośredniej (pisemnej)

§ 2

1. Korespondencja bezpośrednia składana do Spółdzielni oraz przychodząca do Spółdzielni drogą pocztową rejestrowana jest w dzienniku podawczym w siedzibie Spółdzielni.
2. Korespondencja bezpośrednia składana lub przychodząca do Spółdzielni ma nadawany przez pracownika sekretariatu kolejny numer i pieczęć oraz jest rejestrowana z podaniem danych nadawcy.
3. Korespondencja bezpośrednia realizowana przez Spółdzielnię, a dotycząca wszelkich odpowiedzi na złożone pisma, wszelkich oświadczeń woli, zawiadomień, rozliczeń  i informacji doręczana jest do indywidualnych pocztowych skrzynek odbiorczych przypisanych do lokali znajdujących się w zasobach Spółdzielni.
4. Dostarczanie korespondencji bezpośredniej realizowane może być przez Pracownika Spółdzielni lub przez pracownika firmy zewnętrznej, Pocztę Polską lub firmy świadczące podobne usługi poprzez umieszczenie jej w indywidualnej skrzynce pocztowej lokalu.
5. Umieszczenie korespondencji w odbiorczych skrzynkach pocztowych w sposób, o którym mowa w ust. 4 będzie traktowane jako skuteczne doręczenie.

§ 3

1. Korespondencja bezpośrednia skierowana do wszystkich użytkowników lokali w danym budynku może być przekazywana poprzez umieszczenie jej na tablicy ogłoszeń w klatce schodowej lub na szybie drzwi wejściowych do klatki schodowej lub na stronie internetowej Spółdzielni, w przypadku braku znamion danych osobowych.
2. W uzasadnionych przypadkach korespondencja skierowana do wszystkich użytkowników lokali w danym budynku może być umieszczona w indywidualnych pocztowych skrzynkach odbiorczych.

§ 4

W przypadku pisemnego wskazania przez użytkownika lokalu innego adresu do korespondencji bezpośredniej niż adres lokalu, Spółdzielnia wysyła korespondencję, o której mowa w § 2 i 3 ze skutkiem doręczenia na wskazany adres za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firmy zajmującej się usługami pocztowymi.

§ 5

1. Korespondencja bezpośrednia składana do Spółdzielni oraz przychodząca do Spółdzielni drogą pocztową codziennie (w dni robocze) jest rozpatrywana przez członka Zarządu  i dekretowana do poszczególnych działów lub pracowników Spółdzielni.
2. Korespondencja bezpośrednia powinna zostać rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, a termin wysłania odpowiedzi nie może przekraczać 30 dni od dnia doręczenia korespondencji.
3. W sprawach skomplikowanych termin wysłania odpowiedzi nie może przekraczać dwóch miesięcy od dnia doręczenia korespondencji.

Zasady prowadzenia korespondencji telefonicznej

§ 6

1. Użytkownicy lokali i kontrahenci Spółdzielni mogą otrzymywać informacje telefoniczne  związane z używaniem lokalu, w tym w szczególności informacji o stanie zaległości  w opłatach itp.
2. Warunkiem przekazywania informacji drogą telefoniczną jest weryfikacja danych osobowych osoby dzwoniącej poprzez podanie imienia i nazwiska właściciela lokalu, adresu lokalu i ustalonego hasła.
3. Indywidualne hasło umożliwia identyfikację osoby, której udzielone mogą być informacje dotyczące jej danych osobowych. Hasło to stanowi zabezpieczenie poufnych danych  użytkownika lokalu.
4. W celu ustalenia hasła do kontaktu telefonicznego użytkownik lokalu zobowiązany jest złożyć wniosek – załącznik nr 1, na podstawie którego hasło dostępu zostanie zarejestrowane  w systemie komputerowym Spółdzielni.
5. Korzystanie z informacji telefonicznej odbywa się w następujący sposób:
   - po połączeniu się ze Spółdzielnią użytkownik lokalu winien celem weryfikacji podać imię  i nazwisko/nazwę firmy i adres lokalu, a następnie podać ustalone hasło,
   - po stwierdzeniu zgodności podanego hasła z wprowadzonym do systemu, pracownik udzieli informacji dotyczących opłat za lokal/ informacji objętych ochroną danych osobowych.
6. Spółdzielnia nie bierze odpowiedzialności za udzielenie informacji osobie posługującej się hasłem przypisanym do danego lokalu.
7. W przypadku utraty hasła do kontaktu telefonicznego nie będzie można uzyskać informacji o lokalu  od pracownika Spółdzielni.
8. W przypadku zamiaru zmiany hasła użytkownik lokalu wypełnia wniosek zgodnie z ust.4.
9. Użytkownik lokalu posiadający ustalone hasło do kontaktu telefonicznego powinien:
     •  chronić hasło przed dostępem osób nieuprawnionych, 
     • używając hasła upewnić się, że nie pozna go osoba nieuprawniona,
     • w razie ujawnienia osobie nieuprawnionej lub utraty hasła, jak najszybciej je zmienić, składając nowy wniosek.

Zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej

§ 7

1. Użytkownicy lokali lub kontrahenci Spółdzielni mogą prowadzić korespondencję ze Spółdzielnią w formie elektronicznej.
2. Warunkiem prowadzenia korespondencji elektronicznej jest złożenie osobiście pisemnego wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
3. W przypadku zmiany adresu poczty elektronicznej użytkownicy lokali lub kontrahenci Spółdzielni mogą jej dokonać wysyłając wniosek z dotychczasowego adresu poczty elektronicznej lub składając osobiście ponownie wniosek, o których mowa w ust. 2. Kolejny wniosek z nowym adresem poczty elektronicznej jest podstawą do wykreślenia poprzedniego adresu.
4. W przypadku wyrażenia pisemnej zgody przez użytkownika lokalu lub kontrahenta na otrzymywanie korespondencji drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail, Spółdzielnia może wysyłać korespondencję, o której mowa w § 2 i 3 ze skutkiem doręczenia na wskazany adres e-mail.
5. Użytkownik lokalu lub kontrahenci Spółdzielni biorą na siebie pełną odpowiedzialność za odbiór korespondencji na podany przez siebie adres poczty elektronicznej.
6. W przypadku gdy Użytkownik lokalu lub kontrahent Spółdzielni, złoży zapytanie dotyczące danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej  bez złożenia oświadczenia  o którym mowa w ust. 2, odpowiedź będzie kierowana na adres lokalu/kontrahenta lub wskazany adres korespondencyjny ze wskazaniem w treści, że odpowiada się na wiadomość przesłaną mailem z adresu niezarejestrowanego w bazie danych Spółdzielni. 
7. Korespondencja elektroniczna może być archiwizowana elektronicznie lub papierowo przez Spółdzielnię.
8. Postać papierowa lub elektroniczna dokumentów może być archiwizowana łącznie   z informacją dotyczącą skrzynki nadawczej i odbiorczej, daty i godziny wysłania wiadomości.

§ 8

1. Korespondencja elektroniczna odbierana jest wyłącznie z wykorzystaniem adresów  z rozszerzeniem:  ….......@chsm.com.pl
2. Korespondencja elektroniczna przychodząca do Spółdzielni jest rozpatrywana przez członka Zarządu lub upoważnionego pracownika, a następnie zgodnie z dekretacją  przesyłana do poszczególnych pracowników Spółdzielni w celu rozpatrzenia i ewentualnego przygotowania odpowiedzi lub zaproponowania rozwiązania.

§ 9

1. Korespondencja elektroniczna służy do celów informacyjnych oraz może służyć, jako sposób załatwiania zwykłych spraw nie wymagających własnoręcznego podpisu przez osobę uprawnioną.
2. Korespondencja elektroniczna nie będzie wykorzystywana w sprawach, które wymagają własnoręcznego podpisu osoby uprawnionej lub wymagają oficjalnej formy korespondencyjnej identyfikującej osoby prowadzące korespondencję ze Spółdzielnią.  W przypadku odpowiedzi o szczególnym znaczeniu (wymagającej np. potwierdzenia) stosuje się bezpośrednią korespondencję.
3. Dla skuteczności prowadzenia korespondencji elektronicznej wymagane jest podpisanie korespondencji elektronicznej swoim imieniem i nazwiskiem oraz podanie adresu lokalu, którego dotyczy korespondencja, numer telefonu w celu ewentualnej weryfikacji   i identyfikacji osoby prowadzącej korespondencję.
4. Korespondencja anonimowa oraz korespondencja niezawierająca danych wymienionych   w ust. 3 pozostanie bez odpowiedzi.
5. Odpowiedzi na korespondencję elektroniczną będą udzielane mogą być nie tylko w formie elektronicznej z zastrzeżeniem § 7 ust. 6.
6. Odpowiedzi na korespondencję elektroniczną nie wymagają podpisu elektronicznego Spółdzielni.
7. Podpis, o którym mowa w ust. 6 musi być wysłany z adresu z rozszerzeniem ...@chsm.com.pl i musi zawierać imię i nazwisko oraz funkcję lub stanowisko osoby podpisującej korespondencję.
8. Spółdzielnia nie bierze odpowiedzialności za korespondencję elektroniczną niespełniającą wymogów z ust. 7.
9. Korespondencja elektroniczna powinna zostać rozpatrzona przez Spółdzielnię w terminach określonych w § 5 niniejszego regulaminu.

§ 10

Korespondencję o charakterze procesowym lub związaną z realizacją przepisów ustawowych oraz wymagającą osobistego odbioru Spółdzielnia będzie realizować za pośrednictwem Poczty Polskiej albo poprzez wymóg osobistego odbioru w siedzibie Spółdzielni.

§ 11

Pisemne oświadczenie, o którym mowa w § 7 ust. 2 i 3 użytkownik lokalu składa na gotowym druku i przekazuje do Spółdzielni.

§ 12

Regulamin wchodzi w życie z dniem 22.06.2023r.